INFORMATIVA SULL’ATTIVAZIONE DEL SISTEMA DI VIDEOSORVEGLIANZA RESA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016 (‘GDPR’).
Si informa che la società BMW Italia Retail S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento (di seguito la “Società” o il “Titolare”) ha attivato un impianto di videosorveglianza (di seguito, l’“Impianto”) presso la propria Sede di
• San Donato Milanese (MI), Via dell’Unione Europea 1 (d’ora innanzi “Sede di San Donato”);
mediante il quale potrebbero essere trattati anche dati personali che La riguardano, rappresentati da Sue immagini, per le finalità di seguito specificate.
1. Finalità del trattamento e Base giuridica.
La Società La informa che l’installazione dell’Impianto è necessaria per proteggere gli accessi alla sede, per la protezione del patrimonio aziendale e la sicurezza delle persone.
Il trattamento dei dati rilevati tramite le telecamere si fonda sul legittimo interesse della Società di tutelare il proprio patrimonio e la sicurezza delle persone ( art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR), tenuto conto della necessità e proporzionalità del trattamento, nel rispetto delle disposizioni dello Statuto dei lavoratori (L. 20 maggio 1970, n. 300), della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, del provvedimento generale sulla videosorveglianza del Garante per la protezione dei dati personali in data 8 aprile 2010, e delle linee guida 3/2019 del 12 luglio 2019 dell’European Data Protection Board (“EDPB”) sul trattamento dei dati personali in merito ai servizi di videosorveglianza.
La Società La informa altresì che il trattamento dei dati rilevati tramite le telecamere potrebbe essere necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR) in ragione di una espressa richiesta proveniente dalla competente autorità giudiziaria o di polizia. Il conferimento dei dati per tale finalità è obbligatorio poiché in difetto la Società si troverà nell’impossibilità di adempiere a specifici obblighi di legge di assistenza e cooperazione con l’autorità di polizia.
2. Necessità e proporzionalità del trattamento.
In relazione alle finalità sopra enunciate, e considerate le caratteristiche dei luoghi e dell’Impianto, l’installazione del sistema di videosorveglianza deve essere considerata necessaria e proporzionata e non esorbitante rispetto alle enunciate finalità.
Sebbene la Società abbia implementato specifiche misure di sicurezza connesse alle finalità sopra enunciate (quali, ad es.: controllo accessi in azienda; sistema antincendio; personale di sicurezza ed in generale sistemi volti alla tutela dei beni aziendali), il sistema di videosorveglianza consente di migliorare in modo consistente la sicurezza delle persone e dei beni e di agevolare l’eventuale diritto di difesa della Società nelle competenti sedi giudiziarie e, per le sue caratteristiche, tale sistema può svolgere una efficace azione di rilevamento di eventuali principi di incendio e di altre situazioni anomale che potrebbero mettere a repentaglio la sicurezza di beni e persone, nonché di deterrenza contro atti di vandalismo, furti o rapine, e possa contribuire ad identificare eventuali autori di reati ai danni del patrimonio aziendale e possa agevolare, in caso di fatti illeciti, l’eventuale esercizio, in sede civile o penale, del diritto di difesa della Società sulla base di immagini utili. Sotto questo profilo, l’installazione dell’Impianto appare giustificata in relazione alla tipologia dell’immobile che richiede il controllo di grandi spazi ed all’elevato numero di persone, che hanno accesso all’immobile.
La registrazione delle immagini è effettuata con continuità 24 ore su 24, escluso luoghi in cui sono presenti i dipendenti, nelle fasce orarie preimpostate, come da accordi sindacali in essere.
Alle immagini registrate possono accedere, i soli soggetti specificamente autorizzati ed esclusivamente per ragioni di assoluta necessità, e cioè nei seguenti casi:
– in presenza di illeciti o di sospetti illeciti;
– per la difesa di un diritto in giudizio;
– per il riscontro ad una istanza di accesso;
– per assistere e cooperare con la competente autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
3. Ulteriori caratteristiche dell’Impianto.
L’Impianto della Sede di Milano si avvale di tecnologia digitale ed è dotato di funzione di fermo-immagine. Non sono attivati zoom automatici.
L’impianto si avvale di tecnologia digitale ed analogica ed è dotato tra l’altro di funzioni di motion detect, loop preimpostati e zoom automatici.
Inoltre, tali immagini saranno visionabili anche dalla società che fornisce l’impianto di videosorveglianza ed è stata, a tal fine, nominata responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR.
4. Periodo di conservazione delle immagini.
Le immagini sono conservate per un periodo massimo di 6 giorni, attesa la peculiarità dei beni e del valore degli stessi, che richiedono una tutela adeguata. A partire dal 7° giorno, le immagini precedentemente registrate vengono sovrascritte, fatte salve specifiche richieste da parte dell’Autorità Giudiziaria.
Le immagini sono quindi conservate per il solo tempo necessario alla loro visione ed alla valutazione delle conseguenti azioni da intraprendere, compresa la denuncia alle competenti autorità. La cancellazione delle immagini è programmata ed avviene automaticamente mediante sovra-registrazione, con modalità tali da non rendere riutilizzabili i dati cancellati.
5. Ambito di comunicazione dei dati personali rilevati.
I dati personali contenuti nelle immagini possono essere comunicati, in presenza di illeciti o di sospetti illeciti o a seguito di una loro espressa richiesta, alla autorità giudiziaria e di polizia giudiziaria.
6. Diritti in materia di protezione dei dati e diritto di avanzare reclami dinanzi all’Autorità di controllo.
La Società, previa sussistenza del presupposto giuridico alla base della richiesta e limitatamente alla registrazione delle immagini, garantirà l’esercizio dei Suoi diritti relativi.
In particolare, contattando la Società via e-mail all’indirizzo bmwretail.gdpr@bmw.it, Lei potrà chiedere al Titolare:
– l’accesso alle Sue immagini, nel rispetto dei diritti e libertà altrui (art. 15 del GDPR);
– la limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR) e/o cancellazione (art. 17 del GDPR), ove applicabili.
Poiché il trattamento si fonda sul legittimo interesse, Lei ha inoltre il diritto di opposizione, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare. In tal caso, salvo che la Società non tratterà ulteriormente i Suoi dati personali salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono rispetto ai Suoi interessi, ai Suoi diritti e alle Sue libertà oppure se il trattamento è necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Non è esercitabile il diritto alla portabilità dei dati di cui all’art. 20 del GDPR in quanto il trattamento è effettuato in esecuzione di un legittimo interesse del Titolare. Allo stesso modo, non è esercitabile il diritto di rettifica e l’integrazione dei Suoi dati personali in nostro possesso di cui all’art. 16 del GDPR, in ragione della natura intrinseca dei dati oggetto del trattamento (i.e., immagini raccolte in tempo reale), né è esercitabile la revoca del consenso di cui all’art. 7 del GDPR poiché il trattamento non si basa sul consenso ma sul legittimo interesse del Titolare e su un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare stesso.
7. Contatti.
I dati di contatto della Società, quale Titolare del trattamento, al quale potrà rivolgersi per l’esercizio sei Suoi diritti sono i seguenti:
BMW Italia Retail S.r.l., con sede legale in Roma, Via Salaria 1268, indirizzo e-mail bmwretail.gdpr@bmw.it.
Parimenti, l’esercizio dei suoi diritti potrà essere esercitato contattando il DPO di BMW Italia Retail all’indirizzo rdp.retail@bmw.it.
Nel caso ritenga che il trattamento dei dati personali a Lei riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR ha il diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di Controllo, o di adire le opportune sedi giudiziarie.